製品機能

会議資料の登録は、Webブラウザ画面にファイルをドラッグ＆ドロップするだけの簡単操作で完了します。
会議室内には資料を分類するためのフォルダを無制限に作成可能。資料の性質に応じた分類整理が可能です。

〜 利用者へのお知らせ通知〜

サーバーシステムから利用者にお知らせ通知を行うことができます。 お知らせ通知分は、利用者のEメールやアプリ内に配信することができます。会議の開催案内や資料更新情報の通知など、会議事務局から利用者への業務連絡にも活用することができます。

〜 事務局が資料に共有メモ〜

資料中に注目してほしい箇所やコメントがあれば、資料登録者（会議事務局）が予め資料内に共有メモをすることができます。資料の差し替え箇所や、会議中の報告者に必ず読んでほしいところを伝えられるので、円滑な会議運営に活用いただける機能です。

〜 ゲストユーザー機能〜

Webブラウザ版ゲストユーザーを使えば、専用アプリが無くても手軽に会議に参加することができます。会議案内はゲストにメール通知、URLから自動的に会議に参加できます（画面同期）。外部識者が参加する会議体等、システム運用の幅がより広がります。

クライアント端末画面を分割し、2つの異なる資料を並列表示させることができます。各資料でページ送りやメモ書きができるので、予算資料と実績資料の比較や別紙の補足資料の閲覧など、 頻繁に複数の資料を見比べることがあるシーンで活用いただけます。

会議中、発表者端末の画面は参加者端末に完全同期。
資料の拡大・縮小、ポインタ操作など、発表者のあらゆる操作を同期できるので、説明箇所や議論のポイントを的確に共有可能です。
会議資料はPDFファイルだけでなく、画像、動画ファイルにも対応しているので、表現力豊かな説明を行うことができます。

発表者は、参加者へ共有する発表資料とは異なる資料を並列表示させることができます。説明補足資料や読み原稿等の参加者に共有されない個別資料を表示することでスムーズな発表を行うことが可能です。

参加者端末には、発表者の画面を確認しつつ任意ページを閲覧できる「２画面表示機能」を搭載しています。
発表者画面を子画面で確認しつつ任意ページでは資料の先読み振り返り、メモ記入が可能です。

紙の削減効果はもちろんの事、会議ごとに開催回数や所要時間、参加人数を集計してシステムの活用状況を表示することができます。ペーパーレス会議システム導入事業の成果・効果をさまざまな指標から評価することが可能となります。

アプリ機能の有効/無効をサーバーシステムで一元コントロールできます。システムご利用初期段階は、利用頻度の低い機能や応用機能はあえて制限したシンプル機能のみでご利用頂き、利用者の習熟度に応じて順次機能を有効にしていくといった段階的な運用も可能となります。

SmartDiscussionは、利用者の部署移動やシステムご契約終了時のデータ引継のことも考慮された製品です。システム全体やユーザーごとにメモ資料を含む全ての資料をフォルダ構成そのままに一括ダウンロードが可能です。

システム内の資料は高度な暗号化方式で保護。万が一の情報漏洩を防止します。会議資料の重要度に応じてきめ細かくセキュリティ設定をすることができます。

• 資料の暗号化
• 資料時限消去
• 会議室データの時限削除
• 資料の閲覧有効期限（閲覧開始-終了期間）設定
• ファイルのメモ転送、印刷可否設定
• ファイルへのメモ書き保存可否設定

システムへのログインはID・パスワードで認証。iPadの指紋認証・顔認証と連携することも可能です。利用端末の個体認証や端末紛失時の強制削除機能なども備えています。

• ID・パスワード認証
• iPad指紋認証、顔人認証連携
• ホワイトリスト認証
• 端末紛失時のアプリ内データ強制削除