SmartDiscussion独自機能

官公庁様

充実の資料閲覧機能と豊富な会議機能で完全ペーパーレス化を実現

他社との違いはココ!

自治体のご利用実績とご要望を踏まえ、
会議の準備から終了後まで、
一連の流れで便利な独自機能を
多数搭載しています

1. 会議準備

〜OfficeファイルをPDFに自動変換〜

Webブラウザ画面にOfficeファイル(Word、Excel、PowerPoint)をドラッグ&ドロップするだけで、文書はシステム対応形式であるPDFに自動変換されます。
他社製品はシステム外でWordやExcelの議案資料をPDF化しなくてはいけませんが、SmartDiscussionならこの手間をとらずに議会・委員会の文書登録が可能になります。

〜フォルダごと資料登録〜

パソコン上のフォルダをWebブラウザ画面にドラッグ&ドロップすれば、システム内にフォルダとフォルダ内の資料が自動的に登録されます。
他社製品は、Webブラウザ上でフォルダ作成する必要がありますので、SmartDiscussionなら効率的に資料の登録を済ますことができます。

2. 資料閲覧

〜アプリ内で資料の並列表示〜

タブレット端末画面を分割し、2つの異なる資料を並列表示させることができます。
「iPadのSplitViewを使った画面分割」では、左右分割のみ・都度分割サイズの画面調整が必要といった煩雑さがありますが、SmartDiscussionはアプリ内で画面の自動分割を実現しますので、画面サイズの調整といった余計な操作は必要ありません。
各資料でページ送りやメモ書きができるので、今年度と前年度の予算書など、 文書を見比べることがあるシーンで活用いただけます。

〜キーボード入力不要。指でなぞって文字検索〜

議員様や幹部職員様がタブレットを初めて使用する際、もっとも苦手とする操作の一つに「タブレット上のキーボード入力」が挙げられます。
SmartDiscussionは、閲覧資料の文中を指でなぞれば該当部分の文字を選択し、そのまま全文検索をしたり、選択した文字をWeb検索にかけたりと、キーボードの入力を一切行わずに検索操作を使うことができます。

3. 会議中

〜「画面同期」・「ページ通知」のどちらの方式もご用意〜

発表者のページ送り、メモ書き、ポインタ操作等、あらゆる操作をリアルタイムに参加者に共有する「完全同期」方式。
発表者が任意のタイミングで参加者画面にページを表示させることのできる「ページ通知」方式。
SmartDiscussionの会議モードは、これら2つからお好きな方式を選んで会議を行うことができます。
開催する会議体によって会議モードを使い分けることで、より便利にシステムを活用頂くことができます。

<完全同期>

発表者のページ送り、拡大縮小、メモ書き、ポインターがリアルタイムに同期。
庁議・部課長会議、その他幹部職員様の会議など、報告や説明箇所を共有したいシーンにお勧めです。

<ページ通知>

発表者が任意のタイミングで表示させたいページを通知する方式です。
事前に資料にメモ書きした議案資料等、会議中は自身の資料をメインで確認しながら会議に参加するシーンで活用できます。

〜ワンタッチで発表者の「読み原稿」を表示〜

会準備準備(資料登録)の操作で、会議資料ごとに「読み原稿」をセットする事ができます。
会議中、発表者の端末には発表資料と自分だけの読み原稿が分割表示されます。
他社製品の画面分割操作は、資料を開く→メニューに戻って読み原稿を選択、といった煩雑な操作を必要としますが、SmartDiscussionの読み原稿表示は発表資料の表示中にワンタッチで読み原稿を呼び出すことが可能です。
議会における執行部の答弁等、会議進行を妨げることなくシンプルな操作で読み原稿をお使い頂くことができます。

〜議案一覧を起点に資料にジャンプ〜

資料中のリンクから別の資料を表示することができます。
リンクを設定した議案一覧を用意すれば、メニュ―にもどって資料を選びなおすといった会議中の資料の切り替え操作をすることなくスムーズな資料切替が可能となります。

4. 会議後

〜紙削減枚数の他、様々な活用データを表示〜

紙の削減効果はもちろんの事、会議ごとに開催回数や所要時間、参加人数を集計してシステムの活用状況を表示することができます。
ペーパーレス会議システム導入事業の成果・効果をさまざまな指標から評価することが可能となります。

〜利用者ごとに文書データを一括出力〜

SmartDiscussionはご契約期間後のお客様のことまで考慮したシステムとなっております。
議員の交代、執行部職員の異動など、ご契約期間でシステム利用をしなくなるユーザー様もいらっしゃいます。システムに登録済みの当該ユーザーが閲覧可能な文書、およびメモ資料を一括でデータ出力する機能を用意しています。

またご契約期間終了時には、登録された全てのデータ取り出してお客様にお渡しするサービスも行っております。他社製品には、文書の一括出力には非対応、1つ1つ事務局様が文書を取り出さないといけないものもありますので製品選定の際はご注意が必要です。

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