介護認定審査会

介護認定審査会
介護認定審査会資料の完全ペーパーレス化

介護認定審査会のペーパーレス化でこんな課題を解決できます

  • 審査会資料の印刷、審査員への資料郵送などに多くの時間を費やしている
  • 事務局業務を効率化したい

SmartDiscussion導入で事務局作業はわずか10分に!

SmartDiscussion(スマートディスカッション)とは?

サーバーシステムに登録した会議資料をクライアント端末(iPad 、 Windows )に配信できるペーパレス会議システムです。
紙資料の印刷や送付にかかわる手間やコストを削減します。

point1事務局業務の大幅削減

ドラッグ&ドロップ操作で資料登録。印刷時間の大幅削減

資料はWeb ブラウザ画面にドラッグ&ドロップして登録するだけの簡単操作で完了します。審査員1 人あたり 100ページ超の審査会資料の印刷で要していた時間はわずか10分に短縮。手間の削減と業務時間の有効活用に大きく寄与します。

point2タブレットで便利に資料閲覧

大量の資料を持ち運ぶことなく、どこからでもすぐに閲覧可能!

大量の資料もタブレット端末1 台あれば場所を問わず閲覧できます。細かい部分のページ拡大や資料へのメモ書き2つの資料を同時に見比べたりと、タブレットならではの機能で快適に資料閲覧が可能です。

point3万全のセキュリティ対策で安心

通信・ファイルの暗号化はもちろん、指定時間に自動削除も可能

クラウドサーバーとタブレット間の通信やシステムに登録したファイルは暗号化。システム内の資料は指定時間に自動削除することもできます。セキュリティの観点からも、物理的な紙資料の配送と比較し安心して資料を取り扱うことが可能となります。

たった10 分で済む「資料登録、審査員への資料配信」

審査開始利用の登録

資料の登録はWeb ブラウザ画面にファイルをドラッグ&ドロップするのみ。
資料の印刷や審査員への配送の手間は劇的に短縮されます。
利用者には新着資料のお知らせをメール配信することも可能です。

資料の差し替え

審査会資料の修正があっても、同じファイル名で資料登録するだけでファイルの差替は完了。
従来おこなっていた当日の差し替え資料の持参・配布も一切不要になります。

資料の閲覧

豊富な機能で快適な資料閲覧を実現します。
シンプルな操作性でタブレット端末を初めてお使いになる⽅でも安⼼してご利用いただけます。資料はアクセス権のあるユーザーにのみ表示されるのでセキュリティ対策も万全です。

資料の廃棄

審査会後に事務局でおこなう「資料の回収・廃棄」も今後は一切不要です。システム内の資料は日時分単位で自動的削除できますので、情報漏洩を防止し、安全に資料を取り扱うことが可能です。

充実のファイル閲覧機能

基本機能
全ページ一覧表示
拡大・縮小
閲覧履歴/お気に入り
オフライン閲覧
メモ機能

手書き・キーボード入力のメモのほか、テキスト行をなぞるだけで自動的に選択行に線を引く機能を
使えば、紙資料と比較しキレイにメモを残すことができます。

2つの資料を並列表示

アプリ内では、2つの資料を並べて表示することができます。1次判定結果を見ながら特記事項を確認する等、紙資料ではできなかったタブレットならではの資料閲覧も可能となります。

メモ書きやしおりを付けたページを抽出

資料にメモ書きしたページやしおりを付けたページのみを抽出することができます。事前にメモした箇所だけを瞬時に表示できるため、大量ページに及ぶ資料もストレスなく取り扱うことができます。

自治体様に合った様々な方法で運用できます

基本的な運用スタイルである「審査員全員へのタブレット配布」以外にも、自治体様にあった様々な方法で審査会を運営することができます。

運用方法 1

審査員にタブレットを配布。
審査会は庁舎で実施。

審査員全員にタブレット端末を配布するスタイル一般的なスタイルです。
システム導入時に審査員にタブレット端末をお渡しし、任期期間中、各審査員が個人で端末を保管。審査員は自宅などで会議前にタブレットで審査会資料を閲覧、メモ書きをします。
審査会当日もタブレットを持参していただきます。

運用方法 2

審査員にノート PC を配布。
審査会はオンライン形式の完全非接触。

審査員全員に Windows ノートPC やタブレットPCを配布。
SmartDiscussionアプリを使い事前に資料の閲覧、メモ書きをします。
審査会は、会場に集まらずご自宅などからZoomやMeetなどのWeb会議を使ったオンライン形式で実施いただくかたちです。
Web会議のビデオ通話を使うと、資料共有は「デスクトップ共有」によるその場限りの資料表示となりますがSmartDiscussionで資料配布することで事前の資料閲覧が可能となります。

運用方法 3

事前の資料確認は自宅PC。
審査会は庁舎のiPad。

タブレット端末は、審査会会場で必要となる人数分(5~6台分)を用意し、事務局が保管します。審査員にタブレットは配布せず、自宅PCのWebブラウザ画面で事前資料の閲覧・メモをしてもらいます。
SmartDiscussionは、メモ書きした内容を同一ユーザーでログインした別端末に引き継いで表示することができます。審査員は、審査会会場についたら自身のユーザーIDでタブレットアプリにログイン。自宅PCで書いたメモ資料も引き継いで表示されます。
審査会が終了後、タブレットアプリからログアウトすればアプリ内のデータは削除されます。

導入事例

姫路市介護保険課様

介護認定審査会をオンライン形式で開催するとともに、審査委員への事前資料の郵送配布を廃止し、SmartDiscussionで電子配布する運用をされています。

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