長野県塩尻市役所 様

紙資源の大幅削減と
会議運営効率向上を実現

システム導入の経緯

市役所は紙資料の使用量と取扱業務が非常に多く、関連コスト削減と環境負荷低減への対策として、数年前より紙資源の削減を課題に挙げていました。庁内チームで検討を重ねた末、会議資料のペーパーレス化により紙資源削減と会議運営効率向上を図るという方針を決定し、タブレット会議システムの導入計画を策定しました。

システム導入にあたっては、企画提案募集により数社からのプロポーザルを受け、システムの機能と操作性、導入コストを総合的に審査した結果、キッセイコムテックのSmartDiscussion（※）導入を決定しました。

※ 塩尻市役所様では、SmartDiscussionをベースに新たな機能をカスタマイズ開発した「塩尻市タブレット会議システム」としてご利用頂いております。

SmartDiscussion導入のポイント

システム選定にあたっては、タブレットに不慣れな職員でも利用できる操作性と会議開催場所を問わずに利用できる利便性を重視しました。SmartDiscussionは、各社提案の中で最も操作性が優れていたことが一番の理由です。

またネットワークが利用できない会議室においても資料を閲覧できることも重要なポイントでした。セキュリティや予算の都合上、庁内全ての会議室でネットワークが利用できるわけではありませんが、SmartDiscussionはオフライン環境でも資料を閲覧できるので、より多くの会議でシステムを活用し、紙資源削減と会議効率向上を図ることができると判断しシステム導入を決定しました。

活用シーンと導入効果

市議会や各種審査会を中心に毎月10回弱の会議でタブレット会議システムを活用しています。本システム導入により、当初狙い通り会議用に準備していた紙資源を大幅に削減することができました。サーバに資料を登録するだけでタブレットに配信できるので、膨大な資料が必要で会議出席者に資料配布できなかった会議においても、出席者全員に全ての資料を配布できるようになりました。

また情報の取り扱いに注意が必要な会議においても紙資料を配布することなくタブレット端末上で閲覧し会議終了後は安全に消去することができるようになるなど、当初想定外の活用効果も出ています。

今後はシステムを活用する会議を拡大し、一層の業務効率化と紙資源削減を図りたいと考えています。

2014年8月