年4回の定例会を中心に議会の完全ペーパーレス化を実現
綿密な打ち合わせを経て議会のペーパーレス化を実現
令和4年度の９月からSmartDiscussionの利用を開始 議員58名全員がiPadを携帯し様々な会議シーンをペーパーレス化
綿密な打ち合わせを経て導入へ
令和4年5月末にプロポーザルで採用が決定後、同年9月からの運用開始に向けて、製品マニュアルを読み込むとともに、
不明点はメールやリモート会議を用いてメーカーであるキッセイコムテックと機動的に打ち合わせを重ねました。
本県では、ペーパーレス会議システムの採用と併せてタブレット端末（12.9インチのiPadPro）も同時期に導入したため、
キッティングの段取りや役割分担に関し、県とキッセイコムテック、キャリア業者の各担当者三者間におけるの意思疎通について
細心の注意を払いました。
実際に運用を開始するにあたっては、SmartDiscussionの閲覧権限の設定について、事前に各職員と運用方針や考え方の擦り合わせを行いました。また、議員に対しては、なるべく専門用語（フリックなど）を使わずに平易な言葉で説明書類等を
作成するとともに、運用開始直前に操作研修会を行うことにより、導入時の混乱が最小限となるよう工夫しました。
委員会ごとに細かくファイルを管理
当県の議会では、様々な委員会や会議が発足しており、それぞれに正・副の担当職員を割り当てています。
当該職員は、書類の内容や性質を判断し、資料の公開範囲を細やかに設定しています。
特に議事の進行役となる委員長・副委員長の資料や議案を説明する執行部の資料は、
一般の資料とは別の専用ファイルとして管理しています。また委員長・副委員長の専用ファイルには、「読み原稿やシナリオ」を、
執行部向けの専用ファイルには、「議題の説明で用いる原案やメモ」を追加する対応を行っています。
SmartDiscussionは、ファイルに読み原稿などを追加し、ワンボタンで呼び出す機能があるため、
会議の際には委員長・副委員長や執行部は自身の専用ファイルだけを閲覧すれば良く、
頻繁にファイル間の移動を行うような操作が無いため、スムーズな議事の進行が可能になりました。
〜ワンタッチで発表者の「読み原稿」を表示〜
会準備準備（資料登録）の操作で、会議資料ごとに「読み原稿」をセットする事ができます。
会議中、発表者の端末には発表資料と自分だけの読み原稿が分割表示されます。SmartDiscussionの読み原稿表示は発表資料の表示中にワンタッチで読み原稿を呼び出すことが可能です。議会における執行部の答弁等、会議進行を妨げることなくシンプルな操作で読み原稿をお使い頂くことができます。
毎年実施の研修を生かし、議員や担当職員のシステム理解を深耕
議員の改選は４年に一度行われ、新任となった議員にもiPadを貸与しています。
SmartDiscussionは比較的容易に操作が可能なシステムではありますが、操作マニュアルはそれなりに文章量があるため、
忙しい議員に自主訓練を求めるのは難しい状況です。試行期間である令和６年度までは、キッセイコムテックによる毎年開催の
操作研修を通してシステムの基本的な使い方を習得してもらい、会議で使用する中で徐々に慣れてもらうようにしています。
また、操作に不慣れな議員に対して、事務局職員や習熟度の高い同僚議員がフォローするなど、
会議全体の習熟度の向上も図っています。これは議会事務局の職員にも同じことが言え、
職員の会議準備を中心とする操作についても、別途研修を実施することで議会全体のシステム浸透を推進しています。
実際の利用シーンや導入後は…
導入以前は、会議前に議員58名分の資料を印刷する時間や労力、コスト面で苦労する部分がありました。
タブレット端末での資料閲覧に置き換えた今では、印刷に関わる時間の短縮はもちろん、
差し替え作業も自席の端末からドラッグアンドドロップで簡単に実施ができるため、準備における人的コストの削減、
会議運営効率の改善に期待ができます。
また、今後、連絡事項や提供資料など、広範囲にペーパーレス化を進める計画もあり、
更なる利便性の向上も見据えています。
現在の議員の平均年齢が約60歳ということもあり、人によっては紙からタブレットに変えたことで、
慣れない操作による視認性やメモ機能の操作などの課題もまだありますが、令和６年度内の試行期間で
徐々に浸透させていければと思います。
