東員町役場 様

庁内会議・議会のペーパーレス化にSmartDiscussionを導入

導入の経緯

東員町では情報通信技術を用いて事務の効率化や最適化を
図るなどの取組を積極的に展開しています。
ペーパーレス会議システム導入については、
働き方改革への取組として紙資料の印刷や配布に伴う時間や
時間の削減を目的として平成30年度に検討をはじめました。

SmartDiscussion選定のポイント

製品選定にあたり、会議準備段階や資料閲覧、会議利用といった複数の場面での利便性を重視しました。
SmartDiscussionは、資料登録時にOfficeファイルをPDFへ自動変換してくれる「OfficeファイルPDF自動変換機能」が
あり、資料をOfficeファイルで作成していたこともあり、事務局の負担が減ると感じました。

閲覧機能としては、資料の並列表示機能により予算書等の比較が簡単にでき、表示も上下分割、左右分割ができるので、
資料の向きに応じて見やすい表示が可能な点が選定のポイントでした。
会議機能では、発表者画面と自由閲覧画面の2画面表示ができる機能があると便利だと考えていましたが、
単に2画面にするだけでなく、発表者画面をサイズ変更可能な子画面にできることで、
参加者が自由に操作できる画面を大きく表示でき、利便性が高いと感じました。
説明が進んでしまってもワンタッチで発表中の資料に追いつく機能など、
かゆい所に手が届く機能があることも好評価となりました。

会議の準備、普段の資料閲覧、会議利用など様々なシーンで便利に利用できる機能が
シンプルにまとまっていると感じ、SmartDiscussionを採用することにしました。

導入後の効果について

庁内会議、予算査定、議会などを中心に利用をしています。
会議資料の登録はわずかな時間でできるので、配布する資料の締切期限も遅くでき、会議に関わる人に余裕が生まれました。
紙資料の時は、印刷部数が大量でコピー機を占領してしまうことから、会議前は夕方から印刷を開始するようにしていたため、
会議担当の2~3人が残業するケースが多くありましたが、システム導入後は差し替えがあったとしても業務時間内に余裕をもって対応ができるようになりました。

コスト面の効果としては、年間約１，５００部、枚数にして約１４５，０００枚使用が削減され、コピー機のランニングコストも下がっていますが、それ以上に、準備に関わる人の時間や手間が大幅に削減され、業務の効率化に繋がっていると感じています。

当初の想定にはなかった効果として、カラー印刷のコストを気にする必要がないので、資料作成者が補足資料として画像を活用したり、資料のレイアウトなどを工夫し、見やすく、わかりやすく作成する意識が高まっていると感じています。

今後の展開について

利用する会議体を増やしていきたいと考えています。庁内会議の利用では、会議はペーパーレス会議システムで運用しましょう、と押し付けるのではなく、会議準備に時間と手間がかかっているんだったら使ってみては？というアドバイスをする形で利用を促すなど、心理的なハードル下げることで、使ってみると意外に簡単、という認識が広まりつつあるので、今後の利用拡大を期待しています。

2022年8月