デジタル資料の効果的な活用を目指して
デジタル資料の効果的な活用を目指して
議会のICT化の一環として、SmartDiscussionをご活用頂いています。
システム導入の経緯
宮崎県議会では、令和元年度から議会改革・活性化の検討事項の一つとして、議会のICT化の検討を進め、
令和４年度にタブレット端末を導入しました。併せて、デジタル資料で委員会審査等を実施するための文書共有システムについては、企画提案競技を経て、キッセイコムテック社のSmart Discussionを導入することが決定しました。
決め手は製品の使いやすさ
製品を決定するために行われた企画提案競技では、Smart Discussionのシンプルな操作性が評価されました。
特に、２つの資料を見比べることができる「並列表示」機能と会議時に発表者画面を会議参加者へ同期できる「画面同期機能」はとても好評でした。
並列表示機能は、普段の資料閲覧時に、簡単な操作で２つの資料を同時に表示し、それぞれの資料に対してページ送りやメモ書きを行うことができる機能です。複数の資料を見比べるという操作は、日常でもよく使う機能ですので、非常に便利だと感じました。
画面同期機能は、会議時に発表者のページ送り、拡大縮小、メモ、ポインター操作が参加者画面上に完全に同期する機能で、会議参加者は画面を見ているだけで、発表者の発表内容を確認することができます。会議運営を補助する機能として、同期機能はとても役立っています。
実際の運用効果
Smart Discussionの運用が開始されたのは、令和4年11月定例会の常任委員会で、紙資料とデジタル資料を併用する形でスタートしました。
本県議会では、資料のフォルダ分けを工夫しており、議員がシステムを起動すると、まず「会議名」が表示されるようにしています。こうすることで、どの会議に参加すべきかが一目でわかり、円滑に委員会等の資料を閲覧頂けています。
Smart Discussionのシンプルな画面構成や操作性のおかげで、今では多数の議員が紙を使わず、デジタル資料のみで委員会審査を行っています。
試算では、年間約30万枚の紙の削減効果があり、資料のデジタル化とその活用が着実に進んでいる状況です。
今後の展望
県議会ICT化の取組の方向性として、資料のデジタル化（データベース化）とその効果的な活用がテーマとなっています。
Smart Discussionは、マルチデバイスに対応しているため、タブレットがその場になくても、パソコン等の様々なデバイスで資料の確認が可能です。
実際に一部の議員は、タブレット端末だけではなく、パソコンやスマートフォンでもシステムを活用しています。これからもデジタル化（データベース化）された資料を各議員が効率的、効果的に活用できる環境を整えていきたいと考えています。
