静岡県庁　様

外部識者を招いた会議や庁外会議でSmartDiscussionクラウド活用

庁外の会議などでもペーパーレス化を検討

静岡県では全庁的にモバイルパソコンを導入しており、職員の通常業務や庁内の会議ではペーパーレス化を
進めているところです。
しかしながら、外部識者を招いた会議や庁外で開催するような会議など、LGWAN上での資料共有が難しい外部の会議
においては、依然として紙印刷による資料配布が基本となっていました。例えば、県の「総合計画審議会」は外部識者も
参加される会議となりますが、この会議は出席者が50名程度、1人あたり400枚の紙資料を準備する必要があり、
業務の負担となっていました。

庁内業務のペーパーレス化だけでなく、外部の会議の在り方にも着目することで更なる業務効率化につながると考え、
クラウド型のペーパーレス会議システムの導入を検討しました。

使い勝手とコスト面を評価

当初は、他社のペーパーレス会議システムを検討していましたが、SmartDiscussionを採用しました。
利用予定の会議では、タブレットの扱いに慣れていない利用者もいたため、操作性は重要なポイントの1つだと考えていました。
一般競争入札で調達したため、もちろん製品決定の判断は提供価格が安かったという点になりますが、事前に拝見した
製品デモでは、SmartDiscussionはiPadアプリの操作がシンプルで使い勝手がよさそうだなという印象を持ちました。

例えば、iPadアプリでは画面を分割して2つの資料を並べて表示する機能がついています。検討当初の製品にも同様の機能がありましたが、画面が左右分割にしかならず、タブレットを縦向きにすると細長い左右分割の画面になってしまいます。
一方で、SmartDiscussionはタブレット横向きでは画面左右分割、タブレットを縦向きにすると分割画面は上下分割に自動で切り替わります。
機能説明上は、「画面を分割して２つの資料を閲覧できる」という表現になり両者とも要件を満たすものの、いざ実物を見るとこのような違いがありました。

令和4年度の実証実験を経て令和5年度から正式導入

令和4年9月から実証実験という扱いでシステムを導入しました。
外部の会議における利用ということで、庁内の会議ほど頻度は高くありませんが、それでも平均すると月10回程度の会議で使用しています。
利用が重なる時期では3ヶ月間で18,000枚近くの紙印刷が削減されました。
静岡県産業成長戦略会議、静岡県中央新幹線環境保全連絡会議、MaOIプロジェクト（海洋産業の振興と海洋環境の
保全を目的としたプロジェクト）戦略推進委員会など、県庁外の会場で実施されるものも含め、県知事や幹部職員が出席する会議で利用頻度が高まり、システム導入の有用性が認められたことで、令和5年度から正式に導入することになりました。

資料が１人あたり数百枚におよぶ会議もあり、紙の削減効果はもちろん、これらの紙資料を会場に運搬する手間の削減や、資料の差し替えが
あったときに印刷し直しが不要になった点にも大いに効果を実感しています。当初SmartDiscussion用にiPadを30台確保していましたが、運用する中で貸出台数の不足を感じ、10台追加調達しました。
利用頻度をさらに増やすことで、ペーパーレス化の取組の加速につなげていきたいと思っています。