議会のICT化によりスマート県庁への転換を実現
議会のICT化を推進するためペーパーレス会議システムを導入
令和4年から資料のデータ化による利便性の向上や会議の円滑な運営を目的にSmartDiscussionをご導入。 本会議や委員会、協議会等でシステムをご利用いただき、議会関係資料の準備に掛かる事務作業の効率化や円滑な会議運営などの成果をあげられています。
導入への経緯
愛媛県庁ではスマート県庁への転換を図るべく、愛媛県ペーパーレスプロジェクトが計画されていました。
県議会でもペーパーレス化を進めるため、資料のデータ化による利便性の向上や委員会等の諸会議の円滑な運営を目的に、令和3年度からペーパーレス会議システム導入の検討を開始し、タブレット端末の調達に合わせて令和4年度からSmartDiscussionを導入しました。
選定のポイント
ペーパーレス会議システムについて数社の製品を比較したところ、SmartDiscussionは1タップで資料の比較表示（並べて表示）ができること、資料の切替えやメモ書きなどの基本操作が簡単なこと、そしてなにより画面同期でスムーズな会議進行が可能であることに魅力を感じました。
また、SmartDiscussionは令和4年1月から既に執行部においてテスト導入されており、愛媛県のDX推進に向けて業務効率化を最大限に実現するためには、県議会と執行部の連携等を踏まえ、県議会でも同じシステムを採用することが必要と判断したことも選定ポイントの1つとなりました。
導入効果
～会議での活用事例～
愛媛県議会では、令和4年9月定例会からSmartDiscussionを利用し、導入当初は一部紙資料と併用しながら本会議や委員会、協議会等における配布資料のペーパーレス化を始めました。
うまく運用ができるか不安もありましたが、順調に活用が進み、令和6年2月定例会からは配布資料のペーパーレス化を本格実施しており、本会議及び委員会においては紙資料との併用を終え、SmartDiscussionによる閲覧を基本としています。
資料は本会議や委員会などの会議体ごとに資料グループを分けるとともに、資料グループ内で年度や各定例会単位でフォルダを構成したため、どこに関連資料があるか、どのフォルダを見ればよいかが一目で分かり、議員からも高い評価を得ています。また、委員会では画面を同期し、発表者の説明に合わせて資料のページ送りや拡大・縮小などの操作を行い、説明のポイント等を的確に共有できています。
～有効な機能～
委員会で説明時に使用している画面同期機能は、発表者側の説明に合わせて必要な資料を表示できるので、委員も説明箇所やポイントを同時に確認することが可能で、効率的な会議の運営に役立っています。また、参加者は2画面表示機能により、発表者の資料を子画面で確認しつつ、別資料を閲覧することができる点も大変便利です。
その他にも、委員会で発言を行う委員は、必要なページをすぐに表示できるしおり機能を活用したり、会議中でもメモツールをうまく駆使して、活発で充実した質疑応答を実現しています。
～事務作業の効率化～
議会関連資料の印刷や製本、配布先ごとの仕分けとそのチェックなど、多くの手間を割いていた事務局職員の作業は、システム導入により大幅に削減され、事務作業の効率化や紙の消費抑制、コストカットにつながっています。また、資料の差替えもSmartDiscussionに登録しているデータの差替えのみで事足りるため、紙資料を配布していた時のような再印刷の手間が不要になった点でも効果を実感しています。
＜今後について＞
～利用シーンの拡大～
愛媛県議会では本会議や委員会等でSmartDiscussionによる資料閲覧を行っていますが、今後は職員同士の事前打ち合わせなど、議会以外でもシステムを活用することでペーパーレス化を推進していこうと考えています。
また、資料をデータ化して蓄積することで、データベースとして効率的に資料を扱えるようになることにも期待をしています。
