導入事例

大都魚類株式会社 様

SmartDiscussionとZoomの併用で
完全ペーパーレス化を実現

SmartDiscussionとZoomの併用で完全ペーパーレス化を実現

役員会議においてZoomと併用し在宅勤務環境と会議を行っています。Zoomの利用を音声・映像に限定し、 会議資料はSmartDiscussionで安全・安心に共有、閲覧することで社内の完全ペーパーレス化に成功しました。

システム導入までの経緯

当社でのペーパーレス会議システム導入検討のきっかけは、役員会議における紙資料のペーパーレス化が目的でした。しかし当社の役員会議には、遠隔地のグループ企業や在宅環境から参加する者もいることから、場所を選ばずインターネット環境があればどこでも会議に参加可能なことを重要視するようになりました。特にWeb会議システムZoomと併用して会議参加可能なことは、当社にとって必要不可欠な条件でした。他にも

  • 発表者画面と自分専用の画面が同期表示可能なこと
  • 会議発表者の切り替えが事務局側でコントロールできること
  • 画面同期中も参加者が自由にメモを取ることができること

など社内の完全なペーパーレス化を目指す上で必須と考えている機能がいくつかあり、それを全て満たしていたものが、キッセイコムテックのSmartDiscussionであったため、採用することを決めました。

役員会議では、重要書類を多く扱うため、サーバーがセキュアに管理されており、安心して利用できるということも大きな決め手となりました。

活用シーン

定例開催される役員会議は従来は会議参加者が集合して行っておりましたが、遠隔地のグループ企業や在宅環境からリモート接続する役員もいます。リモート接続する場合は、Windows端末を用いて、音声・ビデオをZoomで共有しながら、セキュリティ性の高いSmartDiscussionで会議資料を閲覧するという方法で会議を行っています。

SmartDiscussion導入以前は、Zoomのみでのリモート接続を検討していましたが、Zoomによるペーパーレス会議では、会議資料の画面共有を行う際のセキュリティ面に不安があり、事前に印刷した紙資料を配布する形式で会議を行わざるを得ないと考えていました。また、直前の会議資料の差し替えができないため、会議冒頭で修正事項を伝えるなど会議進行の面でも効率の良い会議開催ができないことが予想されました。

しかしSmartDiscussionを導入した現在では、ZoomとSmartDiscussionを併用することで、会議資料と映像を一つの画面上で確認できるので、リモート接続する役員も集合会議と変わらない形で会議に参加できるようになりました。加えて直前に会議資料の差し替えがあっても、簡単な操作で全員の端末を最新の状態に更新できるため、効率の良い会議が開催できています。

安全・安心に会議資料の共有ができるようになったため、最近では在宅勤務環境との打ち合わせでもSmartDiscussionを活用するなど、役員会議以外にも利用範囲も拡大しています。

導入後の効果

当初の目的である役員会議のペーパーレス化を達成できたことは勿論ですが、コロナ禍における在宅勤務環境とのリモート会議開催などで、全社的なペーパーレス化を達成できたことが大きな効果だと感じています。

SmartDiscussionの会議を止めないスムースな会議進行機能、画面の見やすさや操作性など、タブレット端末の操作に慣れていない参加者でも直感的に操作可能な点は、当社の役員からも非常に好評です。 特にZoomと併用してリモート接続する会議参加者にとっては、Zoom単体の運用に比べて、会議への参加が容易になる、会議資料の視認性が向上するなど、当社にとって欠かせないシステムになりました。

またタッチペンで会議資料に直接メモを書き込みし、アプリケーション内に保存することができるため、 該当のメモ資料を探し出して、振り返りを行うことも簡単にできるようになりました。会議以外の場面でも業務の効率化が図れる点も非常に助かっています。

今後の展開について

想定より早いペースで役員会議へ導入できたため、他の会議体や各種委員会への展開をより一層進めていくことを考えています。

特に在宅勤務環境との打ち合わせが増えていくと予想されますので、その際に使用できるツールとして、社内での活用の場を増やしていく予定です。SmartDiscussionは、ライセンスの追加費用が安価なうえ、設定作業も迅速に対応頂けるので、社内展開をスピーディーに行えると考えています。

2021年4月

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