導入事例

諏訪信用金庫様

役員会議の会議効率を大幅に改善

役員会議の会議効率を大幅に改善

本店で毎週開催される役員会では会議資料の枚数が多く、資料の印刷準備から会議後の資料保管・管理まで、その運営には手間がかかっていましたが、SmartDiscussionの導入で会議効率を大幅に改善することができました。

導入までの経緯

本店で毎週開催される役員会議では、毎回1人あたり30枚程度の紙資料を使用しており、資料の印刷コスト削減や印刷作業にかかわる時間や手間、会議終了後の資料の保管スペースの確保など、紙での会議運用をよりスマートなやり方にしたいと考えていました。理事長をはじめとする役員内からも、「より効率的な会議運用をできないか」との声もあり、ペーパーレス会議システムの検討をスタートしました。

SmartDiscussion導入のポイント

当金庫は長野県に所在していますが、県内では長野県庁でもキッセイコムテックのSmartDiscussionが導入されていることを知り声をかけました。 検討段階では、実際にシステムを利用する役員会のメンバー向けに実機デモンストレーションを実施しましたが、タブレットに不慣れな利用者にとっても簡単に扱うことのできるタブレットアプリの操作性の良さが印象的でした。

また、会議機能についても、メモ書きやポインタ操作、拡大縮小表示など、発表者タブレットのあらゆる操作を参加者タブレットに同期表示できる点や、参加者タブレットでは2画面表示機能により、任意のページや資料を閲覧中でも発表者の説明箇所を常に子画面で確認することができる機能など、操作性の良さだけでなく豊富な機能を備えている点についても評価のポイントとなりました。

会議でシステムを利用する役員会メンバーはもちろん、会議資料を作成する本部や各部からの評価も高かったため、検討からシステム選定までを短期間で終えることができました。

今後の活用について

システム導入から3ヶ月ほど経ちますが、システムトラブルも無く運用をしております。資料登録からタブレットへの配布操作も簡単に行えるため、役員会議の準備については本部や各部の負担を大幅に減らすことができたと実感しています。

SmartDiscussionでは登録資料に対するセキュリティ対策もきめ細かく設定できるので、今後は役員会だけでなくコンプライアンス会議や、ALMに関する会議など重要資料を扱うシーンでも有効活用していきたいと考えています。

2017年9月

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