奄美市役所　様

庁内会議をSmartDiscussion LGWAN-ASP版でペーパーレス化

セキュリティ性を重視し、LGWAN-ASP型のペーパーレス会議システムを検討

庁内のペーパーレス化を考えた際に、最も重要視したのは、セキュリティ性の高さでした。
幹部会議や「実施計画」と呼ばれる各課の事業を査定する会議など、
機密性の高い資料を扱う会議での利用を想定していたため、高いセキュリティ性を持つ
システムであることは必須であり、庁内の環境も考慮した結果、LGWAN-ASP型のシステムを
検討していくことになりました。
実際にシステム選定を開始すると、LGWAN-ASPに対応した製品は2製品しかないことが判明し、
2製品のプレゼンテーションの結果、使い勝手の良さ、コストの低さから、
キッセイコムテックのSmartDiscussionを採用しました。

低コストで利便性に優れたSmartDiscussion

プレゼンテーションを終えて、SmartDiscussionの採用に至った主な理由は以下の点です。
１）他社製品と比べて低コストであったこと。　
２）Officeで作成した文書を自動でPDFに変換する機能が付いていたこと。
３）オフライン閲覧が可能であったこと。

１）低コスト
　システム導入後、将来的には議会も含めて全庁に展開することを考えていた当市にとって、
　製品が低コストであることは、非常に重要でした。
　基本料金が安価であることは勿論、ライセンス追加は10ライセンス毎、データ容量は１GB毎増減可能で、
　細かな調整が可能なところも高評価でした。

２）Office変換機能
　SmartDiscussionには、Office製品（Word、Excel、PowerPoint）で作成した資料をシステムに
　登録する際に、自動でPDF化する「Office文書自動変換機能」を備えていました。
　普段の会議資料をOffice文書にて作成しており、毎回手動でPDFに変換する手間が省けるため、
　効率的な会議運営が可能だと感じました。

３）オフライン閲覧
　SmartDiscussionは、Windows専用アプリケーションで動作するため、
　オフライン状態でも、資料の閲覧、メモ書き、検索と言った操作が行えます。
　セキュリティ性を重視してLGWAN-ASP型のシステムを選定しましたが、当市のLGWAN環境は、
　高速通信が可能なわけではないため、常時接続を必要とするブラウザ型のシステムでは動作に不安があり、
　そう言った点でもSmartDiscussionには優位性を感じました。

幹部会議等での運用とメリット

当市では、市長を始め30人ほどの幹部にSurfaceを貸与しており、
ペーパーレス会議システムだけでなく、通常業務でも使用します。
普段から使い慣れている端末をそのまま幹部会議で使用できる点は、LGWAN-ASP型の
非常に大きなメリットだと考えています。
また、システム導入以前の会議では、資料を差し替える必要が生じた際は、
配布した資料を回収、修正、再配布する必要があり、1つの会議の実施に大きなコストが掛っていました。
SmartDiscussion導入後は、資料の差し替えもドラッグ＆ドロップ操作で完了する上、
前述のOffice変換機能もあって以前とは比べ物にならない程スムーズな会議準備が可能となりました。

今後の展望

現在当市では、SmartDiscussionを一部の幹部職員のみが利用していますが、
さらにSurface端末を追加導入し、部課長会議でも使用できるよう、計画をしています。
また、庁内でも紙の使用量が多い傾向にある、議会でのペーパーレス化においても
SmartDiscussionを活用したいと考え、別途SmartDiscussionクラウド版等も
検討していきたいと考えています。