旭川市役所　様

SmartDiscussionへのお乗り換え後、半年で11万枚の紙資料を削減

新庁舎移転に際し、文書削減を見据えてペーパーレス会議システムを導入

ペーパーレス会議システムを検討し始めたきっかけは、令和5年11月に実施する新庁舎への移転でした。
新庁舎では、文書の保管スペースが限られているため、文書削減の取組を進める必要があり、その1つとして会議のペーパーレス化に取り組み始めました。
会議のペーパーレス化に当たっては、ただ単に資料を電子化すればいいわけではなく、会議進行を円滑に行うことや、
事務局側の負担軽減も合わせて検討する必要がありました。その中でLGWAN環境で動作する、フォルダ階層で資料が管理できる、メモや検索などのさまざまな機能を持つペーパーレス会議システムの導入を決めました。

他社製品を採用するも機能面で課題があり再検討

当初はSmartDiscussionではないシステムを採用し利用していました。
しかし、導入後に行った職員向けのアンケートでは、機能面での要望が多く寄せられ、想定していた効果を得ることができませんでした。特に多かった意見が次の2つです。

　・Webブラウザ型のシステムのため、毎回ログイン作業をするのが面倒。

　・発表資料と自分が見たい資料を行き来しなければならず操作が大変。

そこでシステムを1から見直し、置き換えも含め再検討をすることになりました。

SmartDiscussionの2画面表示機能が利用者の不満を解消

システムの再検討を行う際に、改めてSmartDiscussionの仕様を確認し、

　・専用アプリによるログイン状態の保持

　・発表者資料と自分が見たい資料を2画面表示可能

など、当市が必要としている機能を網羅していることが判明しました。
既存製品と比較してランニングコストも安かったこともあり、次年度からはSmartDiscussionへ置き換えをすることに決定しました。

大きなトラブルなくSmartDiscussionへ移行、削減効果は絶大

他製品からSmartDiscussionへの切り替えには、時間や労力がかかると考えていました。
しかし、導入直後こそ多少の問合せがあったものの、１～２か月後にはヘルプなしでシステムを使い、会議に集中できるようになっていました。
これはSmartDiscussionの高い操作性、使いやすさ、充実した機能が要因であると考えています。
現在では、庁議、本部会議といった市長を始めとした部長職以上が参加する会議でシステムを活用しており、システム導入後のコスト削減結果は、
約半年ほどで

　・約11万枚の紙資料削減

　・約190時間の労務コスト削減

を達成しました。

今後の展望

半年以上SmartDiscussionを利用していますが、今や会議にはかかせないツールとなり、市役所内のペーパーレス化に大きな役割を担っています。
今後は利用範囲を広げ、課長職、係長、一般職へと全庁的に利用を広げたいと考えています。
市役所全体のペーパーレス化に向けて、今後も積極的に活用していきたいです。