スマート会議を実現
庁内会議のペーパーレス化にSmartDiscussionを導入
部長級以上の幹部会議をはじめとする複数の会議で利用。年間で約35万枚の紙削減を実現されています。
導入背景
刈谷市では、令和２～３年度にかけて関係各課の課長で構成する「スマート会議推進検討部会」を発足し、庁内の会議全般のあり方や、各会議の運営効率化を図るための検討を行っていました。
その中で会議に係る紙の削減や準備に要する時間を削減するといった課題解決の手段を模索しており、当初は、会議資料をファイルサーバーに格納し各自で開く運用を想定していました。しかし、ペーパーレス会議システムを導入することで、快適に会議資料を閲覧できることを知りシステムの導入について検討をはじめました。
市場には複数のペーパーレス会議システムがありますが、LGWAN環境でサービス提供しているのは2社のみ。刈谷市が求めるペーパーレス会議システムの条件を満たすのはSmartDiscussionだけでした。
令和４年は数ヶ月の製品トライアルを行いつつ検討を進め、その結果、SmartDiscussionが検討部会で掲げる会議効率化の実現に資すると判断したため、令和５年１月より利用開始しています。
SmartDiscussionの導入効果
〜複数の会議体で利用〜
SmartDiscussionを利用する会議としては、「行政経営会議（部長級以上の職員で構成される幹部会議）」「部課長会議（本会議前の答弁内容審議）」「法規審査会」「DX推進本部会議」「不動産評価審議会」「情報セキュリティ会議」etc、対象の会議は10以上になります。
SmartDiscussionには資料を格納するための「会議室」を作成しますが、会議名称ごとに会議室を設置しています。会議室にはアクセス権を設定し、利用者のOA端末上には自身の関連する会議室だけが表示されるようにしてあります。そのため、会議資料が担当外の利用者に閲覧されてしまうといった心配はありません。
～年間で約35万枚の紙を削減～
システム導入により、紙削減の効果は着実に出てきています。
月に2回程度のペースで開催される「行政経営会議」では年間1万5千枚、本会議前に答弁内容を審議する部課長会議では、年間約3万枚の用紙を削減できる見込みです。
全ての会議では令和５年1月～12月の1年間に、約35万枚の用紙を削減できる試算となります（※）。
※SmartDiscussionに登録済みの資料ページ数×閲覧可能なユーザー数で全体の紙削減枚数を試算しています。
～会議資料の視認性UPや運用面での効果も～
発表者の説明資料やメモ書きが参加者の手元に連動表示するため、どこを説明しているのかを視覚的に認識しやすくなりました。また参加者は画面のワンタッチで2画面表示（発表者の説明画面＋参加者の自由操作画面）になるので、自分の見たいページも簡単に確認することができます。
操作もそれほど難しくないので、導入当初は不慣れなシステムを利用することに抵抗感のあった利用者も、さほど時間がかからず今ではスムーズに資料閲覧ができるようになりました。
その他、紙資料の時は実現できなかった直前の資料差替え・変更への対応が可能になった点、「当日配布」の資料を関係各所に配りまわっていたものが資料の公開日時設定により簡単に済ますことができるようになった点など資料を準備する側からも導入メリットを実感することができます。
今後の予定
現在は課長級以上の職員の端末でシステム利用していますが、導入効果も得られていることから、今後は課長補佐にも利用範囲を広げることを検討中です。
また、現在はSmartDiscussionの基本的な機能しか使い切れていませんので、キッセイコムテックのサポートを受けながら、さらなる製品の理解を深められればと思っています。
