SmartDiscussionの更なる活用に期待
ペーパーレス化、そしてデータベースとしてのSmartDiscussion活用
議会のデジタル化の為、ペーパーレス会議システムの導入しました。 1年の試行的運用期間でサポートを利用しながら運用方法や操作を習得し、今後は本格運用で更なるSmartDiscussionの活用を検討していきます。
システム導入背景・経緯
新型コロナウィルスの感染拡大に伴い、社会全体がデジタル化に大きく舵を取る中で鹿児島県議会においても令和4年度よりデジタル化検討委員会を設置し、議会のデジタル化を進めています。
先進自治体の視察等を進める中で、議会のデジタル化を進めるにあたってはクラウド型ファイル管理システム（ペーパーレス会議システム）の導入が大きなポイントになると考えられました。そこで利用者側にとっての資料閲覧の操作性や、管理者側にとっての資料管理のしやすさなどをポイントに、令和５年度にSmartDiscussionを導入したところです。
実際SmartDiscussionは、タブレットの利用が不慣れな議員でも、数回のフォローで、基本的な資料の閲覧ができるようになっており、操作性については高く評価しています。
また管理者としても、本会議や委員会など多岐にわたる会議ごとに「資料グループ」を分け、簡単に閲覧・編集権限を設定できるなど管理が容易にできるシステムだと感じています。
手厚いサポート
導入時は各種設定や研修などの対応が必要でしたが、キッセイコムテック担当者の丁寧な対応と販売パートナー企業との連携により、現地でも手厚いサポートをいただけました。オンライン研修に不安もありましたが、販売パートナー企業が現場にいて実際の操作をフォローしていただけたので、満足のいく研修を実施することができました。
また、議会のデジタル化を定着させるためにSmartDiscussion等の導入後１年間の試行的運用期間を設けました。
試行的運用期間であった令和６年度には年４回開催される議会ごとにアンケートを取り、デジタル化検討委員会で「①課題の整理」、「②対応策の検討」、「③次の議会への反映」を繰り返しました。
アンケートではSmartDiscussionに関する質問や要望も多くあり、その都度キッセイコムテックと販売パートナー企業に対応方法等を相談しましたが、すべての問合せに迅速かつ丁寧に対応していただきました。
また、要望の中で挙げられていた機能が時間を置かず次のバージョンアップの際には実装されていた時には、キッセイコムテックの対応の早さに感動したところです。
操作性の良さや機能面にも満足していますが、SmartDiscussionを導入してよかったと思う一番のポイントはこういったサポートの部分です。
～実装に至った機能「資料切替」～
資料閲覧中に同一フォルダ内のファイルに1タップで移動できる機能です。
今後の展開
令和7年度より本格運用となります。
これまではペーパーレス化や省力化を主眼にデジタル化の取組を進めてきたところですが、本格運用開始後にはもう１つのデジタル化の側面であるデータ化された資料のデータベースとしての活用が重要になってくると考えています。
この点においてもSmartDiscussionには、テキストデータはもちろんのこと自分が追加したメモや付箋、しおりまで検索・絞り込みできる機能が備えられており活用が見込まれます。
データベースとしての活用を進めていくにあたっても議員からの質問や要望が多数出てくると想定されますので引き続きキッセイコムテックの手厚いサポートを受けながらSmartDiscussionの機能を余すことなく活用してきたいと考えています。
