兵庫県庁　様

SmartDiscussionで知事業務もペーパーレス化

導入背景

兵庫県では、これまでから行財政改革を推進する中で、全庁的な事務改善を推進し、 業務執行の簡素化・効率化を図ってきました。
しかし、新型コロナウイルス感染症対応を契機とした行政のデジタル化の動向等を踏まえ、県民等の利便性向上と職員の業務効率化を図る業務改革の加速化が喫緊の課題となっていました。
そのため、令和 2 年度に庁内関係課による「業務プロセス見直しプロジェクトチーム」を設置し、業務フローの効率化など具体的な業務改革を集中的に検討開始。業務改革として取り組むべき課題として、「ICTを活用した仕事の進め方の見直しによる業務の効率化・高度化」がありその中で一番の課題は紙の削減でした。そこで「ペーパーレス会議システム」と「TV会議システム」を併せて導入検討が始まりました。

ペーパーレス会議システムの選定

ペーパーレス会議システムの選定条件はWindowsパソコンでメモが簡単に取れることがマスト要件、
それに加え県庁職員を誰一人取り残さず誰でも簡単に操作できるペーパーレス会議を探していました。
複数社のペーパーレス会議システムを比較検討した結果、各社の操作感に大きく差があることが判明。
ベテランの職員でも直感的にレスポンスよくメモ書き等が出来る製品として「SmartDiscssion」の導入を決定しました。
導入時期は、令和３年２月より議会側稼働開始、３月より職員用（庁内システム）も稼働になりました。

ペーパーレス会議システム導入後に感じたこと

これまでは、「オンライン会議（Zoom,Teams,Webex）」＝「ペーパーレス会議」と認識しておりましたが全く違う製品で
お互い補完しあうことが出来る製品と認識を新たにしました。オンライン会議は、その場で映像や音声を共有することに特化していて、会議中は一方的に資料を眺めることしかできず、資料閲覧には少々ストレスを感じることもあります。
一方でペーパーレス会議システムは優れた資料閲覧機能を備えていました。会議前後の資料確認はもちろん、資料は会議体ごとにフォルダ分類して保管でき、資料へのメモ書きや何百ページもある資料から簡単にメモしたページやキーワード検索が可能で、すごく便利な機能や操作性に驚きました。
単純にペーパーレス化にするだけではなく、ある意味資料のアーカイブ的な利用が便利になりました。
導入説明会以来、特に大きな問題なく操作問合せ等も殆どなく、手離れが良い普段使いのツールとして定着して来ました。

会議以外での利用シーン

会議での利用は勿論ですが、先ほどもお話しましたが普段使いのツールとなっておりこれまでのように会議資料を別途メールで送り情報共有することがなくなりました。また、本庁舎だけでなく、県庁WANに接続されている出先機関の県民局においてもペーパーレス会議システムを利用しています。
また、齋藤知事へのレクチャーはペーパーレス会議システムを用いて報告されてるようです！

詳細内容はサンテレビニュースをご参照願います。
「働き方改革 兵庫県の斎藤知事業務のペーパーレス化」　
https://youtu.be/tlCP7C3YkO8
↑引用元　サンテレビニュース

導入後の効果

令和4年度における、ペーパーレス会議開催実績は以下の通りです。
４月１０９回
５月１３５回
６月２３０回
７月２２０回
８月２９０回

コロナ渦で在宅勤務の増加や監査シーズンになるとより利用率が上がる傾向となっております。
※ひとつの会議体で１０名～３００名の閲覧者また、紙の削減量は月約200万枚削減
年間約2,400万枚と削減が予想されます。
これをもとに年間用紙削減費用効果は、実に1億１千5百万円となります。