黒潮町役場　様

セキュリティ性を重視してLGWAN-ASP型システムを導入

毎月1,000枚の会議資料が重い負担だった。

　ペーパーレス会議システムを検討し始めたきっかけは、月に1度行われる執行機関会議で使用される紙資料を
減らしたいという思いからでした。
　執行機関会議には三役を含め20名の幹部が参加しますが、1名につき50枚以上の資料を用意するため、
毎回1,000枚以上の資料を会議事務局職員が用意していました。
　そしてその準備には多くの時間を取られており、効率化を図るためにもペーパーレス化の施策が必要でした。

庁内の共有ファイルサーバーでペーパーレス化を試みるも…

　ペーパーレス化を推進する上で、まずは庁内のファイルサーバーへ資料を格納し、
会議時は参加者がそれぞれアクセスして資料を閲覧するという方法を試しました。
　しかしこのやり方では、共有ファイルサーバーへアクセスが一極集中するため、データ量が多い資料を読み込むのに時間が掛るなど、会議の進行に支障が出てしまいました。
　続いて共有ファイルサーバー内の資料を自身のクライアント端末へダウンロードして、会議に臨む運用に変更しましたが、
会議時に投影する資料と手元の資料を交互に見る必要があり、会議の進行状況を捉えにくいという問題が発生し、
結果として効率的な会議の実現をすることができませんでした。
　このような理由から当町では、本格的にペーパーレス会議システムの検討を開始したのです。

セキュリティ性を重視した検討

　システムの検討を行うにあたり、セキュリティ性の高いシステムであることは必須要件でした。会議では個人情報や機密事項を扱うため、安全性の高いLGWAN-ASP型のシステムを選択しました。
　LGWAN-ASP型は、クラウド型のようにインターネット通信をする必要がないため、外部への情報流出のリスクが低く、
より安全に運用できると考えたからです。
　またオンプレミス型も候補に上がっていましたが、サーバーの更新や保守・運用コストが発生したり、
システムによっては専用の無線LANアクセスポイントが必要なものなどがあったりとシステム導入以外の費用が発生するため、
より費用を安く抑えることができるLGWAN-ASP型となりました。

SmartDiscussionを採用した2つの決め手

　当町では、システム検討の際、LGWAN-ASP型のシステムを条件に2製品を検討しました。
結果として、キッセイコムテック社のSmartDiscussionを採用しましたが、決め手になったのは、以下の機能や特長でした。

　決め手その１：ファイル形式の充実さ

　　SmartDiscussionでは、PDFファイル以外にも、画像や動画ファイルも扱うことができ、導入後の会議運営を考えた際に
　　非常に有益だと感じました。また、Office文書PDF自動変換オプションの付与により、
　　Office(Word,Excel,PowerPoint)で作成した文書も煩わしい変換作業なく、
　　そのままシステムに登録することができるため、会議準備の効率化を図る上で、とても魅力的でした。

　決め手その２：ライセンス追加、データ容量追加の柔軟性

　　もう1点は、ライセンス追加やデータ容量追加が柔軟に行えることです。
　　SmartDiscussionは、ライセンスを10ライセンス単位、データ容量を1GB単位で追加することができるため、
　　今後庁内での利用を拡大していく際に、習熟度に応じた段階的な拡張が実現できると考えました。
　　他方の製品は50ライセンス単位、データ容量は、10GB単位での追加が条件であったため、
　　余計な費用が発生してしまうことが懸念事項でした。

対費用効果をシステム上で実感

　SmartDiscussionでは、会議開催数、参加人数、会議時間、資料数などから、
用紙削減枚数や会議準備に要した労務コスト等をグラフ化して確認することができます。システム導入後の対費用効果が目に見える形で把握可能なため、システム導入効果をデータとして、はっきり実感することができるとともに、報告資料作成の際にとても役立っています。
　また、その他の導入後の変化として、会議参加者の会議への集中度合いが高くなったように感じます。
以前は自身の手元とスクリーンの間で頻繁に視線を行き来させる必要があったため、100%会議に集中できていない印象でしたが、システム導入後は、SmartDiscussionの2画面表示機能により、同一画面上で発表内容と自身の資料を閲覧できるようになったため、参加者全員が会議や発表内容に集中することができ、効率的な会議の実施が図れています。

今後の展望

　現在、当町では執行機関会議をはじめ、複数の会議でSmartDiscussionを利用していますが、会議準備の簡便さから紙の会議には戻れないと感じています。今後はより多くの会議、特に議会のペーパーレス化に転用できないかと考えており、より良い方法を模索しています。