朝倉市議会　様

行政視察でもペーパーレス会議システムを活用

システム導入の経緯

朝倉市議会では、令和3年度よりキッセイコムテック社の「SmartDiscussion」を活用しております。導入はプロポーザルで決定しましたが、SmartDiscussionは、他社の製品に比べて、資料が格段に探しやく、システム自体も直感的で
操作しやすいといった特長があり、これならタブレット操作に慣れていない議員でも十分に活用できるのではないかと考え、
導入に至りました。

導入当初こそ、付き添いでの操作補助を必要とする議員も多くおりましたが、現在では1～2名に簡単な補助を行う程度で、
ほぼスムーズにシステムを操作しています。

議会事務局職員のスケジュールとシステム活用

現在当市議会では、SmartDiscussionを、本会議（3、6、9、12月定例会及び臨時会）、常任委員会、
全員協議会といった会議体で利用しています。特に本会議では以下のようなスケジュールで会議の準備やシステムの活用をしています。

＜事前準備＞

本会議開催の1週間程前に各部署の文書担当者から会議で使用する資料が一斉に届きます。そしてその資料を
議会運営委員会（本会議の5日程前に開かれる）が開催される前日にSmartDiscussionにアップロードします。
システム導入以前はホチキス止めされた各資料が山のように届き、それぞれ仕分けをして、
議員に渡すということを実施していましたが、現在はSmartDiscussion内の開催日ごとに作成したフォルダに
アップロードするだけで準備が完了するため、大幅な業務効率化が実現しています。

＜本会議当日＞

当日は、書記の職員がSmartDiscussionの発表者操作を行い、各参加者へ発表資料を共有しています。
この時、資料の発表を行う執行部職員には、事前に運用マニュアルがわたっており、
システム操作のタイミングが考慮された発表が行われるようになっております。

例）
・発表者「P.○○ページをご覧ください」→間を置く

・書記→発表資料を操作

・各参加者→書記の操作に従って該当ページを確認

　　

また書記が発表者画面を各参加者へ共有する際は、タブレット上にポインターを表示し、
現在、資料のどの部分が離されているのかを明確にしており、この機能は視覚的に見やすいということもあり、
特に議員に喜ばれています。
加えてタブレット端末の操作に慣れている数名の議員においては、SmartDiscussionを2画面モードにして
発表資料と自分の資料を表示し、各発表を確認しながら、自分の資料にメモ書きを行っており、
システムが持つ機能を最大限活用しています。
SmartDiscussionはメモ機能も直感的に使える設計がなされているため、会議以外のあらゆる場面で
利用している議員が多くいます。

会議以外の活用方法

今後の展望

当議会としては、今後もSmartDiscussionを活用したいと考えています。キッセイコムテック社においては、
まれに発生する不具合に対しても迅速に対応頂けているので、とても助かっています。今後も継続利用に向けて、
引き続き宜しくお願い致します。