栃木県庁　様

SmartDiscussionの導入でペーパーレス化に対する職員の意識変化を醸成

庁内のペーパーレス化を推進するため、幹部会議のペーパーレス化に着手

庁内のペーパーレス化を実現するために、幹部会議のペーパーレス化から着手しました。トップ層から変わっていくことで、
庁内にペーパーレス化の意識変化を効果的に波及させることができると考えたからです。

使いやすさと動画共有

製品検討において、実際にSmartDiscussionのデモンストレーションを見て驚いたのは、直感的な操作性による扱いやすさです。
詳細なレクチャーがなくても簡易的に操作できることを、必須事項と考えていた中で、SmartDiscussionの操作感は、どんなユーザーでも容易に扱えそうであると感じました。特にタッチペンによるメモの取りやすさを重視していましたが、SmartDiscussionはメモを取る操作が非常に簡単で、紙に慣れている職員にも抵抗なくペーパーレス会議を受け入れてもらえると考えました。
また、発表者の画面を手元で確認できる画面同期機能は、デジタル技術の便利さを体感できると同時に、デジタル化の必要性を再認識することにもつながったのではないかと思います。
さらにこの画面同期機能で、動画の共有ができることも大きなポイントでした。会議の中で動画を流したいというニーズも高まっていくと思っていた中で、簡単な操作で動画を共有できる機能は、とても便利に感じました。
SmartDiscussion導入後は、会議資料の準備についても、資料組みや差換えなどの事務負担が大きく軽減し、効率的に会議や準備を行うことが可能になりました。

導入後の意識変化

SmartDiscussion導入後は、紙からシステムでの運用に切り替わることで多少の混乱が予想されましたが、実際には大きな混乱はなく、ペーパーレス化はどんどん進んでいきました。SmartDiscussionの導入をきっかけに、システムを利用してない一般職員のペーパーレス化の意識醸成につながりました。
これらは、ペーパーレス化を幹部会議から行ったことで、トップ層の意識が変化し、それが一般職員へ波及したことと、SmartDiscussionの操作性の良さが要因と考えています。
現在では、幹部会議以外にも外部の有識者が参加する会議やコロナ対策関連会議でも積極的にシステムを活用しております。