総社市議会　様

業務の効率化とペーパーレス化を実現

システム導入の経緯

総社市では事務の効率化や最適化を図るなどの取組を積極的に展開しています。議会においても業務の効率化及び
ペーパーレス化の一環として、iPadで使用できるペーパーレス会議システムを検討してきました。
検討の中で、キッセイコムテック社からオンラインによるデモンストレーションを受けましたが、
使用する予定の端末を、無償で貸し出して頂けたので、画面構成だけでなく実際の使用感も体験することができ、
議員に対して安心してシステムを推奨することができました。

製品の決定においては、プロポーザルを開催して製品選定を行いました。
SmartDiscussionは、誰にでも使い易いこと、直感的に操作できる点が、他社製品に比べて、
審査員の評価が高く導入するに至りました。

SmartDiscussion選定のポイント

製品選定にあたり、資料準備段階など事務局の業務効率化についても重視しました。
SmartDiscussionには、Microsoft Officeのファイル（Word/Excel/PowerPoint）をPDFへ自動的に変換してくれる
「Office文書のPDF自動変換ツール」が付属しており、PDFファイルの登録がとてもスムーズにできます。

また、パソコン上のフォルダー階層構造と文書ファイルの構成を維持したまま、一括の登録が可能な
「フォルダーの一括登録機能」があることもSmartDiscussionを選定したポイントでした。
これらの便利な機能により、他社製品に比べて事務局の作業負担が大幅に減少しました。

実際の活用シーン

総社市の活用方法として、年度や各定例会単位でフォルダを構成しています。
そのため、どこに関連資料があるか、どのフォルダを見ればよいかが一目で分かり、議員からも高い評価を得ています。

実際に使用している会議は、本会議、常任委員会、特別委員会、議会運営委員会、市議会全員協議会、
広聴広報委員会など、ほぼ全ての会議でシステムを活用しております。

特に委員会の場面において、説明時に使用している画面同期機能は、発表者側の説明に合わせて必要な資料を
表示できるので、委員も説明箇所やポイントを同時に確認することが可能で、効率的な会議の運営に役立っています。
また、議員それぞれが資料を閲覧する場面においては、並列表示機能は簡単な操作で２つの資料を同時に表示し、
資料を見比べることができること、さらにそれぞれにページ送りやメモ書きを行うことができる機能は非常に便利だと感じています。

導入の効果

導入の目的とした業務の効率化及びペーパーレス化に大きな効果があります。
SmartDiscussionには労務費用や用紙代金の削減効果を測定できる機能があり、総社市の効果は以下の通りです。

・令和7年度上期（４月１日～９月３０日）

・用紙削減枚数：115,228枚　用紙削減額：1,152,280円

・労務コスト削減額：579,900円

今後について

当議会としては、ほぼ全ての会議でSmartDiscussionを活用できています。
今後の目標は全ての会議でSmartDiscussionを活用することで、完全なペーパーレス化を進めていきたいと考えております。