伊勢原市 情報政策課　様

全庁導入でペーパーレス化を促進

導入背景

　システム導入のきっかけは、令和元年度に策定した伊勢原市ICT推進計画に基づき、ペーパーレス会議（議会）の実現に向けた取組みを行ったことです。
「ICTを活用した業務の効率化による行政経営の推進」の取組みとして「ペーパーレス会議（議会）システムの導入」を位置づけ、行政事務及び議会運営の効率化、並びに、紙媒体から電子媒体への置換えによるペーパーレス化を図るため、取組みを進めました。
　また、導入にあたっては、セキュリティの保持、印刷業務等の経費削減、利用頻度向上の観点から、職員用にはLGWANで利用できるペーパーレス会議システムを導入することとし、行政事務用端末を順次モバイル型に切替えていくこととしました。議会については、インターネットクラウド環境で利用可能なペーパーレス会議システムの導入に併せて、モバイル端末を議員に配布することにしました。

SmartDiscussionの導入効果

　〜議会関連の資料だけで年間5.9万枚削減〜　
　削減効果は、議員に配布する議案書（パブリッククラウド）と、執行部に配布する議案書や答弁資料等（LGWAN）をあわせ、議会関連でみると令和4年度は約5万9千枚の紙削減を実現しました。当初掲げた年間16万5千枚の紙削減の目標達成には至っていませんが、紙媒体との併用を行いながら将来的には完全ペーパーレスに一本化していきたいと考えています。

～市役所内の会議では年間約40万枚の紙削減～
SmartDiscussion LGWAN-ASP版の導入のタイミングで、職員が使う行政事務用パソコンはモバイル型（Microsoft社のSurface Pro）に順次切り替えを行いました。そのため、現在は本庁舎のどこでもSmartDiscussionが使える環境になっています。
　導入当初は、部長会議や予算ヒアリング、総合計画の進行ヒアリング、執行部側に配布する議案書、議会答弁の調整など、定例的な会議での利用を想定していましたが、行政事務用パソコンを用いる全ての職員が利用可能な環境を整備したことで、
「部長会議などの内容を自部署内に回覧する」、「数人で行う小規模な打合せ」といった新たな利用シーンも生まれ、業務プロセスの迅速化・円滑化にも寄与するかたちとなりました。
　その結果、 SmartDiscussion LGWAN-ASP版では年間約40万枚のペーパーレス化を実現しています。
また、ペーパーレス会議システムの導入により、単に紙の使用量を削減するだけでなく、大型モニターやプロジェクターを用いずに打ち合わせが行え、さらに印刷にかかる時間も削減されるなど、さまざまな副次的な効果をもたらしています。

今後の予定

　SmartDiscussionの利用の新しい試みとして、オンライン会議システムとの併用を実施しています。
オンライン会議システムで複数の拠点から音声と映像を共有し、会議資料はSmartDiscussion（LGWAN環境）で
閲覧するというものです。
　地理的な制約がなくなることによる時間の有効活用や会議スケジュールを柔軟に設定できる等のメリットが生まれています。
　このような新しい取組みも活用していきながら、更に利用機会を増やしていきたいと考えています。