小樽市 デジタル推進室　様

段階的な利用で庁内のペーパーレス化へ

きっかけは製品トライアル

　ペーパーレス会議システムSmart Discussionを導入したきっかけは、製品のトライアルからでした。
以前から庁内でも、ペーパーレス化を推進していく流れがあり、Microsoft Surfaceの導入が決まったタイミングでシステムを
実際に試せたことは、検討の中で非常に効果的でした。中でもSmart Discussionの2画面表示機能は使い勝手が良く、
様々な会議や職員研修などで活用できると思いました。

段階的なペーパーレス化を実践

　現在当市では、庁内のペーパーレス化に向けて段階的な取り組みを行っております。
具体的には、ペーパーレス化の第一段階として、紙資料からタブレットやノート端末を使用した会議への移行を行い、
第二段階として、これらの端末とペーパーレス会議システムを組み合わせた会議運営方法に移行するものです。
現在は第一段階から第二段階の過渡期ですが、Smart Discussionは直感的な操作感で使用できるので、
スムーズな移行ができつつあります。

運用効果

　令和5年8月の政策検討会議でシステム運用を開始しました。11月までに5回の会議・庁内研修で活用しておりますが、
会議準備に掛かるコストが削減されました。
従来は、会議前に資料データを参加者へ送付し、各々が印刷して持参するというやり方や事務局が印刷・配布準備を行っていましたが、Smart Discussion導入後は、システム上での資料配布が可能になったため、印刷等に関わるコストが削減され、
5回の会議・庁内研修で約7,000枚の用紙削減を実現しました。
また、会議によっては会議終了後に資料を回収しシュレッダーによる破棄を行うこともあり、Smart Discussionではシステム上で回収、破棄も行えるため、廃棄に関するコストや安全性も向上することが期待できます。

今後の展望

　令和5年度内にて、無線LAN環境や部長職以上へのタブレット端末の配布が完了する予定です。現在は限られた会議で利用しているSmart Discussionも、今後は部長会議をはじめとする様々な会議・研修などでも活用できるようになる予定です。
利用範囲が広がるほどペーパーレス化によるコスト削減効果も大きくなるため、庁内のペーパーレス化に向けて取り組みを進めていきたいと考えております。