安平町議会　様

画面同期機能により議会資料も快適に閲覧

システム導入の経緯

安平町議会では、執行部側からの提案で議会のペーパーレス化の検討を開始しました。
そこでいくつかのシステムをトライアルし、中でも一番使いやすかったのが、キッセイコムテック社の「SmartDiscussion」でした。
当議会はタブレット端末の操作にも不慣れな議員も少なくなく、システム導入において、“誰でも簡単に使えること”は、
とても重要な項目で、執行部側とも協議を重ね、SmartDiscussionの導入を決定致しました。

システムの活用

現在当議会では、本会議（3、6、9、12月定例会及び臨時会）、予算委員会(3月)、決算委員会（10月）及び
各委員会にてシステムを活用しています。会議中は、SmartDiscussionの画面同期機能を使用して、会議を行っています。
SmartDiscussionの画面同期機能では、発表者の画面操作が各議員の端末へリアルタイムに同期されるため、
発表内容を見失うことなく、会議の進行状況を確認することができます。タブレット操作に不安がある方もいらっしゃいますが、
この画面同期機能を使えば、議員側でのタブレット操作は不要になるため、非常に便利です。

議会事務局職員のスケジュール

Smart Discussionを本会議で使用する場合は、以下のようなスケジュールで準備をしています。

＜事前準備＞

現在、議員は紙資料も併用しているため紙の議案発送日に合わせて会議で使用する資料を
SmartDiscussionにアップロードします。

＜本会議前日＞

前日は、議場内の準備に加え、当日配布の資料を準備し、SmartDiscussionにアップロードします。
なお、当日配布の資料も紙で用意しています。

＜本会議当日＞

当日は、SmartDiscussionを起動し、画面同期を行う会議モードに切り替えます。
その後、議員が議場へ入場し、各々がSmartDiscussionを起動して会議モードに切り替えていきます。
システムは直感的な操作ができるため、この会議モードに切り替える操作は、各議員でも問題なく実施できています。
本会議が始まった後は、事務局職員が各発表に合わせてSmartDiscussionの発表者画面を操作し、
各議員に発表資料を共有します。発表者側のタブレットでページを移動すると各議員のタブレット上の資料も
自動で遷移するので、各議員はタブレット操作に捉われることなく会議の内容を把握することが可能です。

今後の展望

将来的には完全なペーパーレス化を目指していきたいと考えております。
現在の当議会では、一部会議においてはシステムだけでなく紙資料も併用して使用しています。
将来的に議員のシステム習熟度が上がっていく中で、紙資料を併用する機会を徐々に減らしていき、
SmartDiscussionのみの完全なペーパーレス化を実現したいです。
また、SmartDiscussionには会議のみの利用だけではなく、会議案内のお知らせを各議員に通知したりするなど、
幅広いコミュニケーションツールとしての活用を期待していきたいです。