犬山市役所 様

執行部側のペーパーレス化に
SmartDiscussion
LGWAN ASPサービスを導入

導入の経緯

当市では議会で使用する議案資料は紙運用が続いており、印刷コストや印刷準備にかかる職員の手間削減は取り組むべき課題となっておりました。

当市には若手職員が市長と副市長に直接プレゼンをし、次年度の実施事業を選定する『U35企画提案事業 “ぼとむあっぷいぬやま” 』という制度がありますが、議会の議案資料ペーパーレス化事業が本企画提案制度の令和元年実施分として採択されたことをきっかけに、システム導入検討をスタートしました。

なぜ「LGWAN-ASP」で検討を進めたか

執行部側の議案資料のペーパーレス化ということで、一般的な導入形態としては庁舎内にサーバー機を用意するオンプレミス型の導入が考えれますが、主に次の理由から“LGWAN-ASP”に対応したペーパーレス会議システムを検討することにしました。

• セキュリティ対策が強固に施されたLGWAN上で、安全に機密資料の取り扱いをしたい
• 課長職以上に導入したLGWAN用の2in１モバイルPCを有効活用したい
• サーバー機などの新規ハード調達や保守など、新たな費用発生は避けたい

現状では、LGWAN-ASPでペーパーレス会議システムのサービス提供をしているのはキッセイコムテックを含めて 2社のみだったため、両社製品のデモンストレーションを実施し機能面の比較で導入先を決めることになりました。

SmartDiscussion選定のポイント

SmartDiscussionは、会議中に発表者の表示資料やメモ書き・ポインター操作などの様々な操作を参加者画面に同期表示することができるため、大量ページにおよぶ会議資料も的確に会議参加者に共有することができそうだと感じました。さらに、参加者側には発表者画面と参加者の任意資料を表示できる2画面機能など、魅力的な会議機能を有していました。

一方の選定候補は、SmartDiscussionのような会議中の画面同期機能は実装されていませんでした。ペーパーレス会議システムは一般的に、サーバーシステムに登録した資料をクライアント端末で閲覧する仕組みであるため両社製品に大きな差はないだろうと思っていましたが、会議シーンでの機能面に大きな差があったためSmartDiscussionを採用することにしました。

また、LGWANに接続された普段業務用のPCでシステム利用をするため、資料閲覧中のテキスト検索機能などの会議以外の単独利用時における便利機能の有無も選定ポイントになると考えていました。

ペーパーレス会議システムは「iPad版アプリ」をメイン製品としているメーカーが多く、Windows版では資料閲覧や検索機能に一部制限がある製品もあるようでした。SmartDiscussionはホームページなどで紹介されている資料閲覧時の便利機能がWindows版でも完全実装されているとのことで、将来的な利用拡張にも期待ができるという印象を持ちました。

導入後の効果について

SmartDiscussionは、当初予定していた議会（本会議、全員協議会、部門員会）のほかに、週1回開催の幹部連絡会やその他の各種審査会等（例規審査会、広告審査会、感謝贈呈審査会当）でも利用範囲を広げています。 まだ本運用が始まってから間もないことから定量的な削減効果は示せませんが、従来資料を印刷していた時間が大幅に短縮されたことや、会議直前の資料差し替え作業が容易になったことなど、システム導入による便利さを実感する機会が確実に増えています。

今後の展開について

市議会における「一般質問」の受付処理でも次回の議会からSmartDiscussionを導入することになりました。 画面同期の機能など、まだ全ての機能を使いこなせていないためキッセイコムテックの運用サポ―トをうけながらSmartDiscussionを利用する会議体を増やしていきたいと考えています。

2021年5月