山陽小野田市議会　様

システム導入で会議だけでなく、準備作業も大幅効率化

導入への経緯

国や都道府県でデジタル社会の実現に向けた動きが活発になる中、
令和元年頃より本市議会でも、「タブレット端末とペーパーレス会議システムを導入し、時代に合った議会運営を行うべき」という議論が始まりました。
システムの選定では、複数の会社から提案を受け、資料登録の効率性、資料閲覧の便利機能、操作性などについて、
庁内と議会で検討を重ねた結果、キッセイコムテック社の「SmartDiscussion」を導入することに決定しました。

導入効果

本市議会では、令和6年4月から令和7年3月までの1年間で、
議案や委員会資料といった議会関係資料を29万3千枚を削減することができました。
また、紙の削減以上に資料の印刷や製本、直前の資料差し替えなどの事務負担が大きく軽減されました。

具体的な活用シーン

～各会議体ごとの資料分類～

SmartDiscussionでは、「定例会」や「～～委員会」などの会議体ごとに、「資料グループ」という単位で、
資料を分けて保存することができます。各会議体には、会期日程や検討項目などの情報を細かく登録していますが、
フォルダの階層数に制限がないため、他社製品と比べて柔軟なフォルダ構成や資料の登録が可能です。
また登録した資料は、それぞれの告示日以降に自動で閲覧が許可されていくよう、
資料の公開制御が簡単にできる点も魅力的です。

～行政視察での活用～

会議での資料閲覧はもちろん、視察の際にもシステムを活用しています。
視察では移動中に資料を確認することも多くありますが、予め必要な資料を登録しておくことで、
重たい紙資料を持ち歩く必要がなくなるため、議員からとても好評です。
また、SmartDiscussionは画像や動画ファイルも利用できるため、
視察報告の際に視察先の様子を分かりやすく共有することができています。

便利に感じている機能

～管理機能～

会議資料をWordやExcel、PowerPointで作成していますが、SmartDiscussionに付随の
「Office文書PDF自動変換ツール」を使えば、各MS Officeファイルを自動的にPDFへ変換してくれます。
ファイル1つひとつを手作業で変換する必要がなく、事務作業の効率化が図れています。
また、資料をドラッグ＆ドロップで登録する際も「フォルダーの一括登録機能」を使うことで、
フォルダ構成をそのままシステムに取り込むことができ、1回の操作で全ての資料が登録できるため、
非常に便利に感じています。

～各種閲覧補助機能～

当初はシステムを利用することで、紙資料を閲覧する場合に比べて資料を見ることが難しくなってしまうと危惧していました。
しかし実際には、メモ機能、しおり機能、検索機能といった様々な閲覧補助機能のおかげで、
資料の視認性が向上し、また一つひとつの操作は非常に簡単なため、多くの議員がシステムを活用できています。
中でもメモ書きは、直感的かつ素早く書くことができ、紙に書く場合と変わらないイメージで利用できます。
また、キーワード検索機能は該当の文字がハイライト表示されるため、視覚的に非常に便利です。

今後の展開

導入時からタブレット端末を使用している議員や職員は、SmartDiscussionの操作に慣れました。
シンプルな操作性のため、令和7年10月の議員改選により、新たに議員になった方に対しても、
追加の研修なく、事務局職員による説明だけで十分にシステムを使いこなせています。
新機能も続々と追加されているので、今後も議員と事務局職員が一体となってSmartDiscussionを活用し、
会議業務のさらなる効率化と経費削減を実現していたいと考えています。