御殿場市 デジタル戦略課　様

全職員730ユーザーの全庁展開。ご利用半年で47.7万枚の紙削減

導入背景

　御殿場市では、2023年度に職員の業務用パソコンの全庁的なリプレースをおこなうことになっていました。
このリプレースの検討の中で、庁内会議の紙削減を目的にペーパーレス会議システムの導入も検討することになりました。
新しい端末はMicrosoft社のSurface。端末は持ち運びやすい２in1型で、ペーパーレス会議システムを導入せずとも
ファイルサーバーにある資料を参照するだけで紙削減は実現可能です。しかし資料へのメモ書きや検索が簡単にできることや、
会議中のページ同期機能などを持つ専用ツールを導入することで、より一層のペーパーレス化が促進されると考えました。

選定のポイント

　システム選定をするにあたり、オンプレミス版の導入形態ではサーバー機の調達や保守にかかるランニングコストが問題となるため、LGWAN-ASP対応のペーパーレス会議システムの導入が望ましいと考えました。
他社製品は以前デモを見たことがあり、iPad向けには専用アプリの用意があるもののパソコンではWebブラウザ版で資料閲覧するというものでした。
一方、SmartDiscussionはパソコン向けにも専用アプリの用意がありました。
数ヶ月間トライアル利用しましたが、ページ送りや拡大縮小、メモ書きなど、基本的な資料閲覧操作の部分がしっかりと作り込まれていました。SmartDiscussionの方が快適に資料閲覧できるため、導入後も利用者に広く浸透するだろうと判断し、2024年1月から 随意契約で全庁的に導入することにしました。

SmartDiscussionの導入効果

　当市のSmartDiscussion利用は、主に「定例会議」と、日常業務の「ちょっとした打合せや資料共有」に２つにわかれます。
定例会議としては幹部職員が出席する庁議、部長連絡会といったものから例規審査委員会など、様々な会議体で使われています。その他、総合計画の作業部会資料や新規採用職員向けの集合研修資料もSmartDiscussionをつかいました。

～半年で47.7万枚の紙削減～
SmartDiscussionはタブレットやパソコンで資料閲覧する前段として、サーバーシステム内に「会議室」を作成し、その中に資料をアップロードする準備を行います。
御殿場市ではすべての利用ユーザー（730人）に会議室の作成権を持たせています。
^{（多くの自治体様では「庁議」や「部長会議」等、会議の事務局にあたる限られたユーザーにしか会議室作成権を付与していません。）}

だれでもすぐに資料をアップロードできるため、定例会議以外でも小規模な打合せや資料共有のように日常業務の中で幅広く利用されています。「この資料をSmartDiscussionに入れといたから見ておいて」というように、SmartDiscussionの名称も浸透しています。導入か6ヶ月間（2024年1月～6月末）で、47.7万枚の紙削減に成功しました。
企画戦略部長も積極的にSmartDiscussionの利用を促進した結果、幹部会議での利用が想定よりも早く定着し、
それが各部門の利用に波及していくという理想的な広がり方となりました。
利用者からの問合せも少なく、SmartDiscussionのシンプルな操作性もシステム利用の定着につながったと考えています。

～事前に運用ルールを決めて導入～
現在、システム内には約120個の会議室が作られています。
全職員が会議室を作成できるため、SmartDiscussionのサーバー環境がすぐにいっぱいになる懸念があるので、デジタル戦略課の担当者が定期的に利用状況を確認し、不要な会議室を削除するなどの運用ルールを設けています（具体的には、事前申請があった定期会議以外は2ヶ月利用が無ければ削除する運用）。
まだ導入して間もないため、検索や会議中の画面連動など、使いこなせていない機能があります。
利用シーンに応じてさらなる活用をしていきたいと思います。