越谷市 市長公室　行政デジタル推進課　様

導入後わずか1年で大幅に利用拡張

導入背景

部長以上の職員で構成される会議では、紙資料が多用されており、資料印刷や配布などの運用面の効率化は急務となっていました。
このため、市長の意向からペーパーレスの方針が打ち出され、具体的な手段としてペーパーレス会議システムと2in1モバイルパソコン×50台を導入をすることとなりました。ペーパーレス会議システムの導入形態は、オンプレミス版とLGWAN-ASPの選択肢がありましたが、サーバー機などのシステム専用の新規ハードウェアの導入やそれに伴う維持管理費用の発生を抑制すること、また、2in1モバイルPCをペーパーレス会議利用だけでなく、通常業務においても効果的に利用できる点から、LGWAN-ASPに対応したシステムの検討を進めることにしました。

選定のポイント

〜複製品トライアルを行い『会議機能の有用性』と『使い易さ』を実感〜
SmartDiscussionは、会議中に発表者の表示資料やメモ書き、ポインターなどの操作を参加者画面に同期表示する機能を有していました。これにより、大量ページにおよぶ会議資料でも効果的に参加者と情報を共有できそうという好印象を受けました。そして、円滑な情報共有・会議進行の観点で紙資料の運用時とさほど変化は無いという評価でした。また、メモの書きやすさも選定の際に注視したポイントでしたが、SmartDiscussionはこれに関してもシンプルな操作で利用者が自由にメモを取ることができました。この利便性も、製品選定の決め手となりました。

～ユーザーID数が費用に影響しない～
2in1モバイルパソコン×50台は、普段から利用する事務用パソコンとして、部長以上には個別に1台ずつ割り当て、残りは会議に参加する事務局職員が都度利用する共用端末として運用する計画を立てました。ユーザーIDをシステム内に作成する際、事務局職員を含めると必要ユーザー数が100を超えます。SmartDiscussionは『デバイスライセンス』を採用しており、ライセンス数は端末の台数でカウントされ、システム内に無制限のユーザーIDを作成できる一方で費用には影響しない仕組みとなっています。これが端末の運用計画やペーパーレス会議システムの運用方針にマッチし、製品選定の際の大きな利点となりました。
（※SmartDiscussionは、ユーザー数でライセンスをカウントする『ユーザーライセンス』もご用意しています）

SmartDiscussionの導入効果

～22万枚の紙削減だけでなく事務負担の軽減も～

システムに慣れるまで紙とシステムの併用期間をとる必要があると心配していましたが、操作性がシンプルであったため併用期間はほとんど設けることなくペーパーレス化への移行が
スムーズに進みました。導入当初は、SmartDiscussionは庁内連絡会議や政策会議など、限られた範囲の会議に利用されていました。
しかし、SmartDiscussionの画面同期機能やメモの使い勝手が好評だったこともあり利用対象が徐々に拡大しました。
行政経営推進会議や男女共同参画行政推進会議など、
10個以上の会議で積極的に利用されるようになり、導入からおよそ1年で約22万枚（システムによる算出）の紙を削減することに成功しました。紙面で会議を開催する場合、資料印刷や配布などの事務作業時間が必要となりますが、SmartDiscussionの利用によりそれらが不要となったため、会議の事務局担当者の事務負担の軽減を実感しています。
特に、会議直前に資料の追加等が発生した際、紙面配布に比べて手間や負担が大幅に軽減されました。

～丁寧なサポート対応～
キッセイコムテックのサポート対応にも満足しています。システム導入時は操作や運用に関する疑問がでましたが、問合せ対応が迅速だったためすぐに解決が出来ました。サポート対応を受けた複数の職員から、丁寧な対応を評価する声が出ています。

今後の展開について

～50ライセンスから210ライセンスに利用拡張～
導入から1年が経過し、部長級の幹部会議において一定のシステム導入効果が得られており、庁内では課長級の会議体も数多く存在することから、SmartDiscussionの利用範囲を拡大することにしました。端末の更改に際し、2023年10月に課長級以上の職員に2in1モバイルパソコンを160台導入に踏み切りました。
利用対象となる会議が更に広がることで、庁内のペーパーレス化をより一層推進したいと思います。