会議資料の配布から
回収・破棄の運用効率を改善
会議運営効率を大幅に向上
役場内で開催される会議では、会議資料の配布・回収・廃棄など会議運営について課題を抱えておりましたが、SmartDiscussionの導入で会議運営効率の大幅UPを実現されました。
導入までの経緯
役場では、委員会等多くの会議が開催されます。会議の前は、参加人数分の資料の準備、会議直前の資料の差替え、また会議終了後には、機密性の高い資料の回収作業、シュレッダーによる資料の確実な破棄等、会議前後の作業に多くの時間、人的コストを費やしており、運営効率に関していくつかの課題がありました。
このような状況の中、町長が中心となり、会議運営効率の改善、会議資料のペーパーレス化に関する方針が打ち出され、タブレットを活用したペーパーレス会議システムの導入について検討することになりました。
SmartDiscussion導入のポイント
システムの導入については、会議資料の登録、タブレットでの閲覧、資料の破棄までの簡単な操作性が決め手となりました。タブレットとしては、手書きメモの書き心地の良さからiPadを導入することとなりました。
その他、会議資料の一斉更新、発表者・閲覧者の独立した2画面表示、閲覧者から発表者への簡単な切り替え等、会議運営から会議実施中のきめ細かい機能も好評でした。加えて、観光資源が豊富な木曽町では、会議資料に観光資源PR用の動画やカメラで撮影したデータを多く使うことがあります。動画の完全同期や静止画の連続表示も導入時のポイントとなりました。
また、システム一式を可搬型のラックに格納し、ペーパーレス会議システムとして独立したネットワークで運用できる点も高評価でした。
今後の活用について
システム導入後、入札の選定委員会において、大きな導入効果がありました。同委員会では、機密性の高い資料を扱うことが多く、資料の回収、破棄に関して多くの手間をかけていましたが、システム導入後は、ボタンを一つタップして、資料破棄の機能を有効にするだけの運用になりました。
現在では、会議だけではなく、動画や写真を多く利用するイベントや行事の報告会等でも活用が広がっています。今後は、定期的に開催している職員向けの教育・セミナーについても、利用シーンを広げていきたいと思っています。
2016年7月
